Les prix s’entendent tout compris (adhésion incluse) : hébergement, transport, alimentation,activités, encadrement, assurances (sauf assurance personnelle annulation), frais de dossier. Nos prix sont forfaitaires : aucun remboursement ne pourra avoir lieu si le jeune n’a pas utilisé une prestation (ex : arrivée directe au centre…). Quel que soit le motif d’interruption, tout séjour commencé est dû.
Hébergement
Le type d’hébergement est mentionné pour chaque séjour : camping ou hébergement collectif.
Transport
Le mode de transport est mentionné pour chaque séjour : train, bateau, avion, minibus, autocars de catégorie tourisme ou grand tourisme.
Convoyage
Toute modification des villes de départ et d’arrivée doit être signalée par téléphone, par mail ou par courrier à l’Aroéven.
Formalités administratives
Courant juin, chaque famille recevra un courrier fixant tous les détails de l’organisation. Y figurent notamment les documents obligatoires (indiqués également dans chaque encart de séjour) : Selon les pays, il faut (attention aux délais d’obtention) :
Autorisation de sortie de territoire
Pièces d’identité : soit un passeport nominatif (valable 6 mois après le jour du retour). – soit une carte nationale d’identité. Les ressortissants étrangers doivent se renseigner suffisamment à l’avance auprès de la préfecture ou de leur consulat ou ambassade afin de se procurer les documents nécessaires à leur passage des frontières.
Les différentes autorisations légales (pratiques d’activités, intervention médicale,…)
La carte européenne d’assurance maladie délivrée par la Sécurité Sociale en vue de l’éventuelle prise en charge des frais de santé
Autres documents (selon le séjour et les activités proposées) : – Un certificat médical autorisant la pratique de certaines activités – Une attestation de capacité à la pratique des activités nautiques et aquatiques.
Tous les documents demandés devront être adressés impérativement dans les délais impartis à l’Aroéven ou exceptionnellement et sur accord du directeur remis au moment du départ. La non présentation des documents d’identité, et du dossier administratif de renseignements comprenant les autorisations légales complété et signé dans sa totalité sera considérée comme une annulation non justifiée. Aucun jeune ne pourra être admis dans nos séjours sans ces documents.
Renvoi d’un jeune pendant le séjour :
Tout manquement grave aux règles élémentaires de la vie de groupe, tout comportement mettant en danger physique ou moral le jeune lui même ou tout ou partie du groupe pourrait entraîner l’exclusion d’un participant. Elle sera sans appel et les frais engagés seront assumés par les parents ou les responsables légaux du jeune.
Réclamations
Les réclamations concernant les séjours devront être effectuées par lettre recommandée à l’Aroéven dans un délai de trente jours après le séjour. Les photos ou vidéos prises durant les centres de vacances pourront être utilisées ultérieurement (brochure, catalogue, site internet…) sans qu’aucune compensation ne puisse être réclamée à l’Aroéven.
Modification et annulation d’un séjour par l’Aroéven
En cas d’inscriptions insuffisantes, l’Aroéven se réserve le droit d’annuler un séjour. Si le séjour auquel votre enfant est inscrit ne peut avoir lieu, l’Aroéven vous préviendra au plus tard 21 jours avant le départ et proposera ou le transfert sur un autre séjour ou le remboursement des sommes versées.
Si pour une raison indépendante de sa volonté, l’Aroéven devait modifier les conditions d’hébergement ou de transport, elle en avertirait immédiatement le participant. De même si une activité dominante ne pouvait être pratiquée, l’Aroéven s’engage à remplacer celle-ci par une activité compensatrice. Dans ces deux cas, le participant pourra décider soit d’annuler son inscription, les acomptes versés lui seront alors remboursés sans retenue, soit d’accepter les propositions sans autre recours ultérieur possible.
Annulation par la famille
Toute annulation doit être signalée par téléphone et confirmée par courrier. Quel qu’en soit le motif, les retenues s’organisent selon le barème suivant : • Pour toute annulation 50 € pour frais de gestion de dossier. Si l’annulation survient : • Entre 21 jours et 15 jours avant le départ, il sera retenu 30 % du prix total du séjour. • Entre 14 jours et 7 jours avant le départ, il sera retenu 50 % du montant total du séjour. • A partir de 6 jours avant le départ, la totalité du séjour sera retenue.
Assurances « Annulation voyage avant départ » à souscrire à l’inscription
Objet : La garantie permet au participant d’obtenir le remboursement des sommes dues à l’Aroéven lorsqu’il annule son voyage pour une cause prévue par la convention. Période d’effet : La garantie est acquise dès sa souscription, qui doit intervenir à l’inscription au séjour jusqu’au moment du départ. Elle ne s’exerce pas au cours du séjour. Souscription : 3.86% du montant du séjour (à verser au moment de l’inscription). Garantie : Remboursement dans tous les cas où l’annulation aura été justifiée par : – Maladie grave, accident corporel subi, du participant, de son conjoint, de son concubin, de ses ascendants ou descendants en ligne directe, – Décès du participant, de son conjoint ou de son concubin, des frères, sœurs, beaux-frères, belles sœurs, gendres, belles filles du participant, – Licenciement économique du participant, de son conjoint ou de son concubin, du père ou de la mère du participant mineur. Formalités de déclaration : Le participant ou ses ayants droit sont tenus d’aviser par écrit l’Aroéven, dans les 10 jours suivant la survenance de l’évènement dûment justifié (certificat médical, acte de décès, …) Remboursement : Le remboursement sera effectué après vérification du dossier.
« Pendant le séjour »
Les participants bénéficient des garanties MAIF au titre des dommages corporels, de la responsabilité civile et des dommages aux biens ainsi qu’à Inter Mutuelles Assistance (IMA) en cas de rapatriement. Les biens des jeunes sont garantis jusqu’à 600€, une franchise de 150€ (250€ en cas de vol dans ou sur un bateau ou véhicule) étant appliquée, nous déconseillons vivement d’emporter des objets et vêtements de valeurs pendant les séjours. Les espèces, titres et valeurs sont exclus de cette garantie. Tout préjudice occasionné volontairement par un jeune ne sera pas couvert. La couverture d’assurance souscrite par l’Aroéven auprès de la MAIF est mise à disposition de ses adhérents sur simple demande.
Quelque soit le motif de l’interruption du séjour, tout séjour commencé est dû. Nous vous conseillons vivement de prendre l’assurance annulation que l’Aroéven a souscrite auprès de la MAIF.
Pour plus d’informations, des questions, contactez notre responsable des séjours :
